CARTA A COMPRADORES: ¿QUÉ SIGNIFICA EVALUAR A UN PROVEEDOR?

Pareciera que este es un concepto muy común. La mayoría de las empresas, si no es que todas, de una u otra forma evalúan a sus proveedores. Sin embargo, ¿Todos entendemos lo mismo cuando hablamos de “evaluar a un proveedor?. Seguramente que NO.

Desde luego, existe varias alternativas, diferentes maneras de lograr un mismo objetivo y  lo mejor sería empezar por clarificar precisamente cuál es el objetivo de evaluar a un proveedor. Una definición razonable del concepto es: “Conocer la fortalezas, debilidades, problemas, capacidades, etc. de un proveedor, de manera tal que sea posible determinar su confiabilidad”. O en otras palabras, saber –o al menos estimar- que clase de riesgos estamos corriendo con él.

Ahora bien. ¿Para que queremos saber esto? Pues para tomar decisiones estratégicas tales como darle mas o menos negocio, cancelarlo, condicionarlo o premiarlo.

Una vez aclarado de que se trata el asunto podemos analizar brevemente tres maneras de hacerlo, para tratar de concluir con ventajas, desventajas y alguna recomendación.

a) Análisis estadístico: Un buen número de empresas limita sus actividades de EP (evaluación de proveedores) al  monitoreo de un conjunto de indicadores tales como por ejemplo:

• Num. o % de entregas a tiempo (o a destiempo)
• Num. o % de entregas completas (o incompletas)
• Num. o % de incumplimiento de especificaciones
• Errores, fallas, quejas del usuario
• Etc.

Típicamente, a estos indicadores se le haría un análisis estadístico que podría generar toda la parafernalia que nos ofrece la estadística: medias, medianas, modas, varianzas, desviaciones estándar, etc. Pero, ¿es esto suficiente?. Para el objetivo planteado seguramente que NO. Este método se basa en el pasado, se queda en la superficie y no explica ninguna causa. Simplemente consideremos el ejemplo de una pequeña empresa que no ha fallado en todo el año. ¿esto garantiza que mañana va a seguir cumpliendo? Claro que no. Si mañana se incendia la planta porque no tenia las mas elementales medidas de seguridad, por su puesto que no podrá cumplir.

b) Visitas al proveedor: Desde luego que se trata de una buena practica, siempre que se realice adecuadamente. De hecho, esta es la unica forma de realmente conocer / entender a una empresa, integrando elementos objetivos y subjetivos. En una visita se puede aprender mucho... si se sabe que preguntar y como observar. Por ejemplo, el clima organizacional, las actitudes del personal, si existe lujo desmedido en la oficina del dueño / director, si hay orden y limpieza, si se cuenta con medidas de seguridad industrial.... En el ejemplo anterior, de esta manera se hubiera podido al menos encender un “foco rojo” para prever ese tipo de desastres.

Nuevamente ¿Es esto suficiente? Cuando se combina con el análisis estadístico, ya estamos logrando un buen acercamiento al objetivo planteado, pero todavía se puede hacer mas.

c) Modelos de diagnóstico empresarial: Aquí se trata de hacer una evaluación completa, integral de la empresa proveedora, lo cual se puede llevar a cabo, al menos de tres maneras distintas: Mediante formatos prediseñados o “check lists”, mediante el análisis de las estructuras de la empresa (Producción, comercial, finanzas, etc.) o bien a partir de los requerimientos del cliente / usuario.  A partir de este ultimo es posible determinar cuales son las brechas en el cumplimiento de requisitos y posteriormente cuales son las causas de esas brechas. Así puede llegarse a acuerdos con el proveedor para corregir específicamente aquello que afecta la satisfacción del cliente o incluso exigir la mejoría como indispensable para continuar trabajando con él.

Desde luego que realizar un diagnóstico no es ni fácil ni barato, pero es la única manera de realmente conocer / entender a un proveedor de manera que  se pueda razonablemente cumplir el objetivo establecido para la EP. Cuando lo que está de por medio es realmente importante (Ejemplo: si falla el proveedor se para la linea), ciertamente que se justifica una inversión de este tipo.

En resumen:

	Análisis Estadistico	Visitas a proveedores	Diagnósticos
(+)	Sencillo y rápido	Incorpora aspectos objetivos y subjetivos	Lo mas completo y profundo
(-)	Superficial	Tardado y costoso si el proveedor esta lejos	Lo mas caro y difícil
	Basado solo en el pasado

 Finalmente hay que insistir, a manera de conclusión, que lo ideal sería combinar los tres métodos, pero sobre todo, que cualquiera es completamente inútil si no se utiliza para la adecuada toma de decisiones estratégicas.

Salvador Díaz Espejel